Externalizar contenido es la mejor solución que encuentran la mayoría de las empresas en la actualidad para escalar su marketing de contenidos y producir piezas de calidad sin sobrecargar los recursos internos. 

Haciéndolo bien, es decir, externalizando a través de una agencia especializada, se obtiene acceso a un equipo que entiende cómo cumplir con objetivos específicos de marketing.

Además, el rigor editorial de una agencia asegura que el contenido sea relevante y de calidad.

Aunque puede parecer inicialmente como una inversión, externalizar contenido a una agencia especializada es más económico a largo plazo que desarrollar  un equipo interno. Esto se debe a que elimina los costes de contratación, formación, etc. 

Sin embargo, para maximizar los beneficios de externalizar contenido y asegurar una inversión eficiente, es importante proporcionarle a la agencia elegida información detallada y precisa para que se ajuste lo antes posible a lo que buscamos. 

Hoy hablamos de: 

1. Evaluación de candidatos a la hora de externalizar contenido

Antes de comprometerte a largo plazo con un redactor y externalizar contenido, puedes asignarle un proyecto de prueba. Esto te ayudará a evaluar su calidad de trabajo, capacidad de seguir instrucciones y compatibilidad con el estilo de tu contenido.

Antes de comenzar la búsqueda, haz una investigación preliminar para identificar agencias o candidatos que parezcan alinearse con tus necesidades. Puedes usar Google, redes sociales, plataformas especializadas en marketing, etc.

Lo más recomendable durante este paso es hacer una lista de posibles candidatos para evaluar más detalladamente.

Puedes revisar los portafolios de los candidatos para tener una idea de cómo trabajan y, sobre todo, buscar ejemplos específicos de trabajo en tu industria o nicho que demuestren su capacidad para producir contenido relevante y atractivo para tu público objetivo.

De hecho, la experiencia previa en tu sector puede ser un factor diferenciador importante, ya que significa que la agencia o el candidato ya tiene un entendimiento profundo de tu audiencia, los desafíos específicos de la industria, y el lenguaje técnico necesario.

Si una vez que tienes a tus candidatos, te decides a realizar una “prueba de redacción” para seleccionar al más adecuado para tu proyecto, no te olvides de evaluar la creatividad o el pensamiento crítico de los candidatos.

 2. Preparar un briefing de trabajo detallado

Preparar un briefing detallado es fundamental cuando se busca externalizar contenido cualquier tipo de contenido, ya sea a través de agencias especializadas, plataformas freelance como Upwork, o directamente a creadores de contenido individuales.

Este paso inicial establece las expectativas claras para ambas partes y, en caso de que estemos probando con varias agendas o creadores de contenido, ayuda a filtrar candidatos que no cumplan los objetivos.

Estos son los puntos que tienes que añadir sí o sí:

Definición clara de lo que quieres/buscas

Debe incluir:

Objetivo y propósito del contenido: explica por qué estás creando este contenido. ¿Es para aumentar la conciencia de marca, impulsar ventas, informar a tu audiencia sobre un tema específico, o mejorar tu SEO? 

Conocer el propósito ayuda a los creadores de contenido a alinear su trabajo con tus objetivos comerciales.

Tipo de contenido: especifica si estás buscando artículos de blog, guiones para videos, posts para redes sociales, etc. 

Cada tipo de contenido requiere habilidades y experiencias específicas, por lo que es importante ser claro desde el inicio.

Tono y estilo: describe el tono que debe tener el contenido (profesional, informal, educativo, divertido, etc.) y cualquier estilo específico de escritura que prefieras. Esto es importante para mantener la coherencia con tu marca y que el público objetivo se sienta identificado. 

Audiencia: detalla a quién te diriges, quién es tu audiencia, incluyendo datos demográficos y psicográficos si es posible. 

Entender a la audiencia permite a los creadores de contenido adaptar su lenguaje, tono, y estilo para maximizar el engagement.

Otras especificaciones: aprovecha también para añadir cualquier directriz específica que quieras que los creadores sigan, incluyendo estructura del contenido, palabras clave para SEO, y cualquier requisito de formato o referencia.

3. Especificar directrices y plantillas

Especificar directrices y plantillas ayuda a garantizar que el contenido externalizado cumpla con tus expectativas y se alinee con la estrategia de tu marca. Este enfoque proporciona claridad y dirección a los creadores de contenido y asegura coherencia en todo el material producido.

Además, al balancear la necesidad de consistencia con el espacio para la creatividad, puedes ayudar a los escritores a producir contenido que le interese a tu audiencia.

Aquí tienes varias ideas para implementar estas directrices y plantillas de manera efectiva:

Especificar directrices editoriales

Elabora un manual de estilo: crea un documento que detalle el tono, estilo, y formato preferidos para tu contenido. 

Incluye ejemplos específicos para ilustrar tus puntos y asegúrate de cubrir desde el uso de la voz activa o pasiva hasta la preferencia de términos y frases.

Uso de datos: Proporciona orientación sobre cómo y cuándo utilizar fuentes, datos y estadísticas. Esto podría incluir dónde encontrar datos fiables, cómo citar fuentes, y la importancia de utilizar información actualizada para mantener la relevancia y credibilidad del contenido.

Palabras clave para SEO: puedes incluir una lista de palabras clave objetivo que te interesen. 

Crear plantillas

Crea plantillas para diferentes tipos: para afinar aún más la externalización, podrías construir plantillas específicas para artículos de blog, publicaciones en redes sociales, boletines informativos, etc. Esto asegura que cada pieza de contenido siga una estructura coherente que los lectores encuentren familiar y accesible.

Si haces esto, especifica qué elementos de la plantilla son fijos y cuáles pueden ser adaptados según el contenido específico.

Y no te olvides de incluir ejemplos. Así, si tienes una plantilla para artículos de blog, incluye un ejemplo de cómo introducir el tema, desarrollar el cuerpo del texto, y concluir de manera efectiva.

4. Escalar el proyecto de externalizar el contenido

Una vez que ya tienes los materiales para facilitar el trabajo de los redactores y a los propios candidatos, es el momento de pensar en cómo aumentar tu producción sin comprometer la calidad.

Escalar tu proyecto de contenido requiere una planificación cuidadosa, una implementación estratégica, y una voluntad de adaptarse a medida que creces. 

Recuerda, el objetivo final es mantener un equilibrio entre la cantidad y la calidad del contenido para seguir satisfaciendo y superando las expectativas de tu audiencia.

Aquí te explico cómo hacerlo:

Claves para escalar

Define un calendario: este ha de ser uno de los primeros pasos, en este calendario debes incluir plazos para propuestas de temas, entregas, etc. Un calendario bien planificado te ayudará a visualizar tu estrategia de contenido a largo plazo y a asegurarte de que tienes contenido en la nevera. 

Ajusta la frecuencia de publicación: no puedes empezar de 0 a 100, empieza con una frecuencia de publicación realista según tus recursos y tiempos para proporcionar revisiones, feedback y soporte; y ve aumentándola gradualmente a medida que te haces una idea más clara de lo que tu nuevo equipo puede manejar. La frecuencia depende de tus objetivos y de la capacidad de producción de tu equipo.

Incorpora equipo progresivamente: si necesitas ampliar equipo, hazlo de manera gradual, incorporando y entrenando a nuevos escritores uno a uno para asegurarte de que cada uno entiende bien tus expectativas y directrices antes de traer a bordo al siguiente.

Y esfuérzate por conocer sus fortalezas. Algunos escritores pueden especializarse en contenido técnico, mientras que otros pueden sobresalir en contenido creativo o persuasivo. Esto te ayudará a asignar temas de manera efectiva, alineados con las habilidades de cada escritor.

Uso de herramientas de gestión de proyectos: implementa herramientas de gestión de proyectos y colaboración en línea para coordinar las actividades de tu equipo de contenido. Estas herramientas te pueden ayudar a monitorear el progreso de cada pieza de contenido, facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, y asegurar que todos los plazos se cumplan.

Evalúa y ajusta continuamente si quieres tener éxito a la hora de externalizar contenido: monitorea regularmente el desempeño de tu contenido para identificar qué tipos de contenido generan más engagement y conversiones. Usa esta información para ajustar tu estrategia de contenido y calendario editorial. Estar dispuesto a experimentar y ajustar tu enfoque es clave para escalar efectivamente.

5. Mantenimiento de la calidad

El mantenimiento de la calidad en un proyecto a la hora de externalizar contenido te va a ayudar a asegurar que el esfuerzo y la inversión en marketing de contenidos generen los resultados deseados.

A medida que escalas tu producción de contenido, deberás implementar prácticas que mantengan y que mejoren la calidad del contenido a lo largo del tiempo.

Algunas ideas de cómo mantener la calidad:

Ofreciendo feedback al externalizar contenido

Implementa un sistema de feedback que os funcione: por ejemplo, puedes day y recibir retroalimentación después de cada entrega de contenido. Puedes crear checklists de revisión, reuniones periódicas y algún tipo de evaluación de la calidad del contenido, etc.

Y no te olvides de añadir el feedback y las lecciones aprendidas en las directrices y en las plantillas de contenido que vayáis creando. Esto asegura que las mejoras se apliquen de manera uniforme en todo el contenido futuro.

Fomenta una cultura de colaboración: anima a los escritores a ver el feedback como una oportunidad para crecer y mejorar. Resalta los aspectos positivos de su trabajo junto con las áreas de mejora. Esto puede ayudar a construir una relación más fuerte y positiva, aumentando su motivación para producir contenido de alta calidad.

La clave está en construir relaciones sólidas basadas en el respeto mutuo, el reconocimiento del valor del trabajo de cada uno y el compromiso compartido con la excelencia.

Pagando de forma justa al externalizar contenido

Establece una estructura de pagos: define claramente cómo se compensará el trabajo de externalizar contenido, incluyendo tarifas por palabra, por proyecto o por hora. Asegúrate de que la estructura de pago refleje el nivel de experiencia y habilidad requeridos para el proyecto.

Mantente al tanto de las tarifas actuales en la industria para asegurarte de que tu compensación siga siendo competitiva. Esto es particularmente importante en un mercado freelance dinámico, donde las tarifas pueden variar basadas en la demanda y la oferta.

Considera bonificaciones por rendimiento: para motivar aún más a los escritores y mantener altos estándares de calidad, considera implementar un sistema de bonificaciones, cumplimiento consistente de plazos, o contribuciones que generen resultados comerciales significativos.

Los escritores que reciben una buena compensación por su trabajo están más motivados para producir contenido de alta calidad y menos propensos a buscar otras oportunidades.

Conclusión, externalizar contenido es siempre buena idea

Externalizar contenido no tiene por qué comprometer la calidad. Con una preparación cuidadosa, un proceso de selección riguroso y una comunicación clara, puedes construir un equipo de escritores freelance que produzca contenido de alta calidad que impulse el tráfico a tu sitio y enganche a tu audiencia. Recuerda que la clave del éxito es ser detallado en tus expectativas, justo en tu compensación y abierto a ajustes conforme evoluciona tu estrategia de contenido.